El arte de hacer un presentación brillante!!

“Como participar en reuniones y no ser ignorado” resultó ser un tema de interés y generó algunos comentarios entre los cuales estuvo el del uso de diapositivas en las reuniones. Así que pareció apropiado repasar este último aspecto y ubicamos un material que puede ser muy útil para aquellos muchos de nosotros que cotidianamente necesitamos realizar presentaciones frente a un grupo de personas.

La realidad es que nunca existe la oportunidad de tener una segunda oportunidad para producir una primera impresión! Esto aplica a las presentaciones y como un líder se necesita transmitir todos los mensajes con precisión y la presentación es uno de los medios para hacer esto. La pregunta que resalta es cómo se asegura uno que la presentación será exitosa y el primero y más importante punto es que es necesario planificar la presentación. El artículo contiene algunas recomendaciones complementarias para lograr ejecutar una presentación brillante:

Comenzar con algo totalmente inesperado

El lapso entre los primeros 30 segundos y el primer minuto son cruciales en una presentación. Es allí cuando la audiencia está tomando la medida del presentador, y este a su vez debe establecer las expectativas para el público. Si el presentador no es capaz de atraer la atención de la audiencia durante este momento crítico, no será fácil recuperar a ese público más adelante.

Esto debe resolverlo cada presentador y como ejemplo se pueden mencionar las primeras palabras de Steve Jobs (Apple) cuando fue a dar el discurso como invitado de honor para la graduación del año 2005 en Stanford: “A decir verdad nunca me gradué de una universidad y esta es la ocasión en que he estado más cerca de una graduación. Hoy quisiera contarles tres historias que han ocurrido en mi vida. Nada espectacular, solo tres historias. La primera se refiere a conectar puntos diversos. Comencé estudios universitarios, dejé de asistir a clases después de un semestre, pero me quedé dieciocho meses más viviendo en el ambiente universitario, hasta que definitivamente lo abandoné. La pregunta es por qué abandoné? Todo comenzó cuando yo nací”. Definitivamente fue un comienzo inesperado y que atrajo la atención del público!

Crear un historia y usar imágenes para transmitir esa historia

La mente humana tiene una habilidad admirable para crear historias partiendo de las experiencias personales y relacionarlas con señales visuales. La expresión “una imagen vale mil palabras” es totalmente cierta. Por esa razón, si existe una historia que compartir y una imagen que la transmita, la audiencia puede conectarse con la historia en forma instantánea.

Como ejemplo, si la charla se trata de “Lealtad” la imagen de un perro transmite y graba lo que le interesa al presentador. Adicionalmente, es muy fácil conseguir la imagen que se desea utilizando un buscador en Internet donde hay disponibles una infinidad de imágenes de libre uso.

Más es menos

Existe una expresión que dice “muerte por láminas” y se refiere a una presentación que tiene un exceso de láminas. En la realidad, nada quita más emoción e interés a una presentación que un número interminable de láminas. Definitivamente si el presentador tiene alguna duda es preferible eliminar láminas antes que mantenerlas.

Diapositivas despejadas

Existe la muerte por número de láminas, pero en el caso de una lámina la peor muerte es el exceso de información en ella. Si se trata de forzar demasiada información, se corre el riesgo de perder la audiencia.

Para el presentador es importante mirar la proyección completa de la presentación previamente y asegurarse que no se requiere una lupa para poder ver el contenido, ya que definitivamente el objetivo no es antagonizar al público. Hay quienes usan para las letras, fuentes tan pequeñas como 10 u 11 en las láminas de presentación. Una fuente de 20 o más generalmente funciona bien, pero por supuesto depende del tamaño de la sala.

Conectar con la audiencia

Compartir información no es suficiente, es necesario conectar con el público. Si hay personas haciendo preguntas y el presentador está respondiendo, el impacto será significativamente mayor que si todos están sentados impávidos y sin decir nada.

El presentador debe hacer preguntas, mostrar imágenes y conectar con la audiencia usando su propio estilo. No se busca simplemente cumplir con la realización de una presentación e inmediatamente abandonear l recinto. De lo que se trata es de alcanzar el objetivo propuesto con la presentación, dentro del contexto de la reunión.

Es importante que quienes asistieron lleven la memoria de los mensajes que se quisieron transmitir.

Apelar a las emociones

Las emociones atraen nuestra atención y el público tiende a retener contenido cargado emocionalmente por un largo tiempo después de realizada la presentación. No es común que el público se identifique con una presentación carente de contenido emocional, por ello es importante encontrar la emoción indicada y desarrollar la estrategia de transmisión apropiada.

No permitir que los medios sustituyan el objetivo

Independientemente de la calidad de las láminas y de lo atractivas que se les haya preparado, habrá ocasiones en las cuales la audiencia simplemente no responde al mensaje.

En ese caso, que se debe hacer? En ese mismo momento, hay que cambiar el mensaje para referirse a lo que los participantes claves están esperando y buscando y minimizando así la dependencia en las láminas preparadas. Esto es factible lograrlo, si se está bien preparado para la reunión, tanto en lo que respecta al temario como en el conocimiento del público. Si no se dispone de esto último, es necesario resolverlo preguntando al principio de la reunión.

Mantener contacto visual

Una gran presentación es como una conversación personal, donde cada participante siente que el presentador le está hablando directamente. La única manera de conseguir que eso ocurra es manteniendo contacto visual continuo. Para ello hay que virar y rotar la mirada a través de todo el público y asegurándose que cada uno sienta que lo han mirado directamente.

Una buena presentación es buena preparación e inspiración

Thomas Edison una vez dijo que “Genio es 1% inspiración y 99% perspiración”. En una presentación, la perspiración le provee al presentador la perspectiva, mientras que la inspiración le proporciona el diferenciador. No importa cuán bueno sea el presentador, no existe sustituto para una preparación rigurosa y con múltiples ensayos previos.

Este artículo aparece en mi blog http://bit.ly/1AN75Ub y tiene referencia principal una publicación de Srinivasan R y aparece en http://linkd.in/1uzeKEw